17 mei 2023
In hoeverre pas jij zelfmanagement toe?
Herken je dit? Je bent elke werkdag aan het rennen om alles klaar te krijgen. Je hebt het gevoel geleefd te worden en vooral met de waan van de dag bezig te zijn. Je komt niet toe aan de dingen die jij belangrijk vindt en waarvoor je volgens jou bent aangenomen.
Dit is hoe het leven van veel mensen eruit ziet. We moeten steeds meer met steeds minder mensen. Op dit moment geloof je het misschien niet, maar je kunt hier wel wat aan doen. Je hebt hier invloed op. En dat begint met de twee eigenschappen waar ik het de vorige keer over heb gehad: proactief zijn en beginnen met het einde voor ogen (uit het boek “De zeven eigenschappen van effectief leiderschap” van Stephen Covey). De derde eigenschap die nodig is, is zelfmanagement.
De eerste twee eigenschappen
In de eerste blog schreef ik dat proactief zijn betekent dat je verantwoordelijkheid neemt voor je eigen leven en dat je het besef hebt dat je gedrag afhankelijk is van jouw besluiten, niet van je omstandigheden. Dat jij je laat leiden door jouw waarden.
In de tweede blog schreef ik dat jij jouw voorstellingsvermogen kunt gebruiken om jouw hoogste waarden en idealen duidelijk te krijgen. Dit is jouw eerste schepping. Hiervoor gaf ik je een hulpmiddel, waarmee je een Persoonlijk Statuut kan maken. Dit is een soort Wetboek van jezelf waarnaar jij kunt en wilt gaan leven.
De derde eigenschap
De twee eigenschappen hierboven zijn niet genoeg om dit daadwerkelijk te kunnen bereiken. Nu ben je toe aan jouw tweede schepping: het daadwerkelijk gaan doen. Waar je bij de eerste twee eigenschappen leiderschap toont, toon je bij de derde eigenschap zelfmanagement. Zoals ik in de vorige blog aangaf, gebruik je voor leiderschap jouw rechterhersenhelft. Voor management gebruik je jouw linkerhersenhelft (analyseren, plannen, uitvoeren).
Discipline
Omdat wij als mens een vrije wil hebben, kunnen wij keuzes maken. Dit zorgt ervoor dat we effectief zelfmanagement kunnen toepassen en voorkomen dat we geleefd worden. Dit kunnen we doen door bij het belangrijkste te beginnen.
Succesvolle mensen hebben allemaal met elkaar gemeen dat ze beginnen met het belangrijkste. Ook als ze het niet leuk vinden, ze weten hun gevoel ondergeschikt te maken aan hun doel, hun hoogste waarden.
Het daadwerkelijk gaan doen en bij het belangrijkste beginnen vergt veel discipline. Veel mensen haken af bij het woord discipline, omdat ze denken dat ze dat niet hebben. Zij leven dan echter nog niet overtuigend vanuit hun centrum met hun waarden. Als je echt een overtuigend ja voor het allerbelangrijkste voelt, komt de discipline vanzelf.
Als je vanuit jouw centrum met waarden leeft, heb je een sterke persoonlijke integriteit. Je weet dan heel goed wat je tegenover jezelf verplicht bent. Je respecteert jezelf en hebt het vermogen om de daad bij het woord te voegen.
Efficiency versus effectiviteit
Nu je weet dat je het daadwerkelijk wilt gaan doen en de daad bij het woord wilt voegen, kun je de activiteiten gaan inplannen. Hiervoor prioriteer je de activiteiten op basis van jouw waarden. Dit is de nieuwste vorm van tijdmanagement. De gebruikelijke manier van tijdmanagement is het efficiënt indelen van werk. Dit is niet voldoende. Efficiency beperkt de menselijke kant en deze is nu juist heel belangrijk. Er moet ruimte zijn voor onderlinge relaties, spontaniteit e.d.
Eigenlijk gaat het niet om tijdmanagement, maar om het managen van onszelf. Het belangrijkste is daarbij ontplooiing, het verbeteren van relaties en het bereiken van resultaat. De moeite (tijd en energie) die we ergens insteken (dit is het productiemiddel, PM) moet in evenwicht zijn met het resultaat (dit is de productie, P). De P/PM-balans moet in evenwicht zijn. Om dit (en dus onszelf) te kunnen managen, heeft Stephen Covey de Tijdmanagement-matrix bedacht:
Je hebt dringende activiteiten. Die moeten onmiddellijk gebeuren (nu!). Dit zijn reactieve handelingen, die veel stress geven. Ook heb je belangrijke activiteiten. Deze hebben te maken met resultaten en dragen bij aan jouw levenstaak, jouw waarden, jouw hoogste doelen. Dit zijn proactieve handelingen, waar je energie van krijgt. Wil je uit de waan van de dag komen en vooral bezig zijn met wat echt belangrijk is? Dan moet je er dus voor zorgen dat je vooral in Kwadrant II bezig bent: belangrijke, maar niet dringende taken.
Vind je dat lastig? Dan kan het zijn dat je denkt dat je in Kwadrant I bezig bent, maar dat je in werkelijkheid in Kwadrant III werkt: dringend, maar niet belangrijk. Je verwart dan de prioriteiten van anderen met die van jezelf. Je handelt dan niet vanuit jouw eigen kern van principes. Het is aan jou om dan meer verantwoordelijkheid voor jouw eigen leven(sdoel) te nemen.
Het kan ook zijn dat jouw ja-gevoel voor jouw waarden en hoogste doelen nog niet sterk genoeg is. Zeker als iets dringends ook al iets goeds is in jouw ogen en je het dan lastig vindt om nee te zeggen.
Herken je één van deze situaties en wil je dit veranderen? Ga dan nog weer eens terug naar mijn vorige blog. Als je die hele krachtige “ja” in je voelt, kun je op een vriendelijke manier “nee” zeggen tegen de voor jou minder belangrijke dingen.
Delegeren
Effectief persoonlijk management betekent dat je veel bezig bent met activiteiten in Kwadrant II. Effectieve mensen werken alleen maar in Kwadrant I en II, waarbij ze Kwadrant I zoveel mogelijk beperken. Daarbij kunnen ze goed delegeren. Ook delegeren betekent effectief bezig zijn.
Vind je delegeren lastig? Denk je regelmatig dat je het, in de tijd en moeite die dit kost, zelf ook al gedaan kunnen hebben? Besef dat, door bepaalde verantwoordelijkheden over te dragen aan collega’s met voldoende kennis en ervaring, jij je kunt concentreren op andere zaken. Zo groei jij, de collega’s aan wie je delegeert en daarmee de organisatie. Bij het leveren van dezelfde input kun je met delegeren tien keer zoveel output krijgen dan als je alles zelf doet.
Als je delegeert, werkt dat het beste als je anderen niet vertelt hoe ze iets precies moeten doen, maar alleen wat ze moeten doen. Je stuurt dan op het resultaat. Daarbij kun je wel de kaders aangeven en ze faciliteren. Maar geef ze het vertrouwen, dat werkt het meest motiverend. Natuurlijk zal je eerst in meerdere of mindere mate moeten investeren in begeleiding tot ze competent genoeg zijn. Maar op de lange termijn levert het heel veel op.
Samengevat in vier tips voor jou
Herken jij je in mijn vragen aan het begin van deze blog? Dan ben je waarschijnlijk vooral bezig met dringende zaken (Kwadrant I en III). Hoe je dat verandert?
- Wees je heel bewust van jouw hoogste waarden en idealen.
- Wees je heel bewust van het Kwadrant waar een activiteit in thuis hoort. Kwadrant II levert het hoogste rendement.
- Zorg voor een goede balans in waar jij je energie in steekt en wat het resultaat is dat eruit komt is.
- Delegeer activiteiten aan anderen met voldoende kennis en ervaring.
Als je dit doet, zal je zien dat in de loop van de tijd het aantal dringende zaken ook gaat afnemen. Je bent namelijk preventief bezig. Jouw effectiviteit neemt enorm toe. Dit is het zgn. Pareto-principe: 20% van jouw activiteiten levert 80% van de resultaten op.
Je kunt dit ook toepassen op jouw privéleven: welk ding dat je nu niet doet, zou een enorm positief effect hebben op jouw leven als je het regelmatig wel zou doen? Deze activiteit valt in Kwadrant II 🙂.
Prioriteren en plannen: handig hulpmiddel
Zorg dat in Kwadrant II alle activiteiten staan die bijdragen aan het verwezenlijken van jouw persoonlijk statuut. Neem hierbij alle rollen mee (zie hiervoor mijn vorige blog). Vervolgens kun je die activiteiten over een week prioriteren en plannen aan de hand van een weekplanner. Op basis van de kwadrant II-zelfmanager van Stephen Covey heb ik hier een handig hulpmiddel voor gemaakt. Een voorbeeld van hoe deze er ingevuld uit kan zien:
Wil je hem als in te vullen bestand ontvangen? Stuur mij je verzoek daarvoor dan via het contactformulier of naar info@coachingpraktijkmonique.nl.
Heb je al wat in jouw agenda staan? Leg die activiteit dan nog eens naast jouw doelen bij de betreffende rol(len). Zijn ze dan nog wel zo belangrijk?
Als je de belangrijkste weekdoelen in jouw agenda in hebt gepland (die dus bijdragen aan jouw hoogste idealen), zul je zien dat je daarnaast nog veel lege plekken in je agenda hebt. Deze kun je gebruiken om afspraken te verzetten, voor spontane dingen, voor lekker niksen etc. Je agenda is dan niet meer leidend, maar jouw Persoonlijk Statuut. Jouw agenda is slechts een instrument om jouw statuut na te leven.
En nu ben ik benieuwd: in hoeverre pas jij zelfmanagement toe?
Lukt het je niet jouw hoogste waarden duidelijk te krijgen of hiernaar te leven? Neem gerust contact met me op, ik help je er graag bij.
Bron: De zeven eigenschappen van effectief leiderschap – Stephen R. Covey