23 juni 2020

Hoe je constructief feedback geeft en ontvangt

In mijn vorige blog besprak ik de verschillende lagen waarop je kunt communiceren. De communicatie op inhoud is de bovenste laag, de zogenoemde bovenstroom, dat wat er letterlijk gezegd wordt. Maar vaak spelen andere zaken mee in de communicatie, dat wat je niet direct hoort en ziet en wat in de zogenoemde onderstroom zit. Dat zijn de lagen procedure, interactie en emotie. De laag procedure is vaak nog goed bereikbaar, de andere 2 lagen zijn het lastigste. In deze blog ga ik dieper in op de laag “interactie”.

Communicatielaag “interactie”
Zoals ik in mijn vorige blog al aangaf, gaat “het in deze laag om de vraag “hoe gaan we met elkaar om?”. Om vervolgens deze grenzen te kunnen bewaken is op een goede manier feedback geven en ontvangen een must.

Feedback geven en ontvangen is voor veel mensen erg lastig. De feedbackgever is bijvoorbeeld bang voor een heftige reactie van de feedbackontvanger of wil deze niet kwetsen. Hij of zij kiest er dan liever voor om de vrede te bewaren.

Of de feedbackontvanger voelt zich niet rechtvaardig behandeld en persoonlijk aangevallen. Met als gevolg dat deze een heftige reactie geeft om vervolgens de feedbackgever voortaan zoveel mogelijk te vermijden. Hoe voorkom je dat de grenzen in hoe je met elkaar om wilt gaan steeds verder vervagen door over en weer geen feedback te geven en ontvangen?

Hoe je feedback geeft én de relatie goed houdt
Om feedback te geven en ontvangen én de relatie goed te houden is het belangrijk dat je dit op een zorgvuldige manier doet. Hoe je dat zorgvuldig doet, leg ik hieronder uit aan de hand van de 4 G’s.

De 4 G’s
Om op een constructieve manier feedback te geven, kun je de 4 G’s volgen:

• Gedrag: benoem het feitelijke gedrag wat je ziet in de ik vorm. Bijvoorbeeld “ik merk dat je me niet uit laat praten”, “Ik zie dat je weg kijkt”, “Ik hoor je zeggen dat je dat niet gaat doen”. Doe dit zonder interpretatie. Zodra je een waardeoordeel hieraan geeft,   ben je aan het interpreteren. Dan is het jouw invulling. Bijvoorbeeld, als iemand een frons heeft en je zegt: “Ik zie dat je boos   kijkt”. Het kan ook betekenen dat degene nadenkt.
• Gevoel: benoem wat dit met je doet, je gevoel. Bijvoorbeeld “ik raak daar boos en gefrustreerd van”. Wees hier duidelijk en   bondig in.
• Gevolg: benoem wat daar het gevolg van is. Bijvoorbeeld: “ik kan daardoor mijn punt niet goed duidelijk maken”.
• Gewenst: spreek af hoe jullie het anders gaan doen. Als het kan, is het goed om de vraag bij de feedbackontvanger te leggen,   zodat deze met een oplossing kan komen waar hij of zij zelf achter staat. Dat werkt het beste. Mocht dat niet kunnen, geef dan  in elk geval aan wat je zelf wenst en sluit af met de vraag “kunnen we dat afspreken?”.

De 3^e G (gevolg) is een optie, maar niet noodzakelijk. Mocht de ander in de verdediging gaan, herhaal dan de eerste 2 (of 3) G’s. Ga niet te snel naar “gewenst”.

LSD
Ben je degene die feedback ontvangt? Dan is het belangrijk je emoties te reguleren en niet in de verdediging te schieten, hoe onterecht het in eerste instantie ook lijkt. Vervolgens is het belangrijk LSD toe te passen, luisteren-samenvatten-doorvragen. Als je vol emoties zit, is dat lastig, dat snap ik. Ik zal je hieronder een aantal tips geven om je emoties te reguleren en op een constructieve manier feedback te ontvangen.

• Zet jezelf in gedachten op een dobberend eilandje, in een glazen bubbel of iets anders en de ander aan de overzijde. Hierdoor   creëer je meer afstand tussen  jou als persoon en dat wat de ander te zeggen heeft.
• Wees vervolgens nieuwsgierig naar hoe en wat de ander precies beleeft. Laat dat wat hij of zij zegt aan de andere kant van het   water, de glazen wand of anderszins.
• Luister met al je zintuigen naar wat de ander zegt (L).
• Vat samen wat je hebt gehoord om te checken of je het goed begrijpt (S).
• Vraag door. Wat bedoelt de spreker dan precies, hoe ziet hij of zij het dan? (D).

Kun je wat met de feedback? Laat het je gesprekspartner weten en bedank hem of haar. Kun je je er echt niet in vinden? Bedankt de ander dan ook voor de feedback, toon empathie (dat wil nog niet zeggen dat je het ermee eens bent) en besluit voor jezelf vervolgens dat je het niet herkent, er niets mee kunt en het dus los kunt laten.

Wat is de eerste stap die jij gaat nemen in het constructief geven of ontvangen van feedback?